ย่อบทที่ 6

บทที่6
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์
บทนี้จะกล่าวถึงบทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ โดยเริ่มจากองค์การและสิ่งแวดล้อม ผลกระทบของสารสนเทศต่อองค์การ องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย จากนั้นจะกล่าวถึงระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศในองค์การ การแบ่งประเภทของระบบสารสนเทศ ลักษณะของระบบสารสนเทศอิงคอมพิวเตอร์แบบต่างๆ ลักษณะการประมวลผลข้อมูล รวมทั้งความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์การ
องค์การและสิ่งแวดล้อม
องค์การตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ คำจำกัดความด้านเทคนิคนี้จะเน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ
1.ปัจจัยหลักด้านการผลิต
2.กระบวนการผลิต
3.ผลผลิต
ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์การ
1.ลดระดับขั้นของการจัดการ
2.มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน
3.ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
4 .เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
5.กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
องค์การดิจิทัลและองค์การแบบเครือข่าย
ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพานิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตสนับสนุนการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์และการเกิดขึ้นขององค์การแบบเครือข่าย ช่วยให้การแพร่กระจายข่าวสารไปยังบุคคลภายในและภายนอกได้ทันที องค์การสามารถใช้สารสนเทศนี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจภายในและภายนอกได้
องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)
เป็นรูปแบบขององค์การใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดของสถานที่ตั้งขององค์การ
ลักษณะขององค์การเสมือนจริงมีดังนี้
1.มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
2.ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3.มีความเป็นเลิศ
4.มีความไว้วางใจ
5.มีโอกาสทางตลาด
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ
บุคลากรที่ดำเนินงานในองค์การต่างๆ มีหน้าที่รับผิดชอบแตกต่างกันออกไปตามลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย โดยทั่วไปแล้วการแบ่งประเภทของผู้ใช้ระบบสารสนเทศในองค์การ นิยมแบ่งตาม ระดับของการปฏิบัติงานหรือบริหารจัดการ ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ระดับดังนี้
1.ผู้ปฏิบัติงาน เป็นบุคลากรที่ดำเนินงานด้านการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรฝ่ายต่างๆ
2.ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ หรือที่เรียกว่า หัวหน้างาน ผู้บริหารระดับนี้จะทำหน้าที่ควบคุมและดูแลการดำเนินงานประจำวันของบุคลากรระดับปฏิบัติงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
3.ผู้บริหารระดับกลาง เป็นผู้ที่กำกับการบริหารงานของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ รวมทั้งวางแผนยุทธวิธีเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ยังต้องทำหน้าที่ประสานงานกับผู้บริหารระดับสูงเพื่อรับนโยบายแล้วนำมาวางแผนการปฏิบัติงาน
4.ผู้บริหารระดับสูง หรือ Executive Managers เป็นผู้ที่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์ ในการกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์การ ตลอดจนดูแลองค์การในภาพรวม
ประเภทของระบบสารสนเทศ ที่สำคัญ 3 ประเภท ดังนี้
1.ระบบสารสรเทศจำแนกตามประเภทธุรกิจ
2.ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน
3.ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน
โดยทั่วไประบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 6 ประเภทดังนี้
1.ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม เป็นระบบสารสนเทศประเภทแรกที่นิยมนำมาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการให้บริการลูกค้า ระบบนี้ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ
2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่โดยปกติแล้วจะประมวลผลและสรุปผลจากแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลจาก TPS เพื่อจัดทำสารสนเทศตามความต้องการของผู้บริหารสำหรับนำไปใช้ในการวางแผน ควบคุม กำกับดูแล สั่งการ และประกอบการตัดสินใจ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้
1.รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด
2.รายงานสรุป
3.รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ
4.รายงานที่จัดทำตามต้องการ
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ลักษณะที่สำคัญของระบบนี้จะต้องเป็นระบบที่ให้สารสนเทศอย่างรวดเร็วต่อการตัดสินใจ เพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาและกำหนดกลยุทธ์ ดังนั้นระบบจึงควรออกแบบในลักษณะที่โต้ตอบกับผู้ใช้เพื่อสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูล
4.ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระบบสูง เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
5.ปัญญาประดิษฐ์ เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานให้เหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบมนุษย์
6.ระบบสารสนเทศสำนักงาน เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร
ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถแบ่งได้เป็น 5 ประเภทคือ
1.ระบบจัดการเอกสาร
2.ระบบจัดการข่าวสาร
3.ระบบการทำงานร่วมกัน/ประชุมทางไกล
4.ระบบประมวลภาพ
5.ระบบจัดการสำนักงาน